Pour assurer la refonte de ses sites web publics, la mise en place de son intranet, et d’un catalogue de formation, l’Université libre de Bruxelles (ULB) a choisi Kosmos. Cette décision repose sur la double expertise technique et métier de l'équipe Kosmos solutioning et son expérience pour la mise en œuvre de projets d’envergure. En signant ce projet avec une grande université située au cœur de l’Europe, Kosmos poursuit son développement à l’international.
Les 3 enjeux clés pour l'ULB
L’ULB souhaite refondre l’ensemble de ses sites web dans une logique « usine à sites ». Au-delà de la création d’une nouvelle identité graphique web, l’enjeu est de centraliser la gestion du site principal et de ses sites satellites au sein d’un même CMS (Content Management System). L’objectif est de disposer d’un unique référentiel de contenus, tout en organisant un réseau de contribution élargi. Le CMS K-Sup, solution CMS/portail open source dédiée à l’enseignement supérieur et la recherche pour laquelle Kosmos est contributeur, répond parfaitement à ces enjeux, en simplifiant la gestion d’un nombre illimité de sites, avec une ergonomie et des univers graphiques cohérents. 
L’ULB veut par ailleurs développer sa communication interne en mettant à disposition de son personnel un portail intranet rénové et enrichi. Grâce à sa fonctionnalité native de diffusion sélective d’information, la solution Kosmos permet de créer facilement un ou des sites web à accès restreint, et de publier des informations personnalisées en fonction des publics connectés. La solution dispose d’un ensemble de connecteurs permettant d’intégrer le CMS au sein du système d’information (SI) de l’université. L’utilisateur accède ainsi à l’ensemble de ses services numériques.
Le troisième objectif de l’ULB est la mise en place d’un outil de gestion et de diffusion de son catalogue de formation sur le web. L'offre de formation, développée par les équipes Kosmos solutioning permet de récupérer les données issues du service scolarité, et de les compléter par des informations de présentation et de valorisation des différentes filières de formations. Elle permet également de faciliter la génération de contacts en incitant les étudiants ou futurs étudiants à effectuer une action sur le site (téléchargement de brochures, prise de contact avec l’établissement ou encore inscription en ligne).
Kosmos, un partenaire métier pour accompagner la refonte digitale de l'ULB
Les références de Kosmos dans le domaine de l’enseignement supérieur, sa maîtrise démontrée pour la mise en œuvre de ses solutions sur des projets d’envergure, et l’accompagnement technique renforcé de ses experts ont été des atouts appréciés par l’ULB au moment de son choix.-
Des sites web centrés sur l’utilisateur
Les sites web de l’ULB ont été conçus pour donner à l’utilisateur l’information la plus adaptée à son profil (futur étudiant, grand public, alumni, personnel, etc.) à partir d’une démarche de « design thinking ». Cette méthodologie s’appuie sur des ateliers de conception d’expérience utilisateur ainsi que sur la réalisation d’un prototype dynamique, illustrant les principaux parcours utilisateurs. Le prototype est ensuite testé par un panel représentatif de différentes cibles qui permet de définir l’architecture et l’ergonomie des futurs sites.
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Une expertise métier pour la publication et la valorisation du catalogue de formation
Pour assurer la valorisation de l’offre de formation, Kosmos propose à la fois du conseil et de l’accompagnement pour définir les modalités de présentation du catalogue (par type de diplôme, par niveau, etc.). Les consultants de Kosmos solutioning accompagnent également la mise en place de l’organisation du réseau de contributeurs décentralisé, et des modalités d’intégration avec le système d’information de scolarité (référentiel de gestion, solution de candidature / inscription).
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Une méthodologie de déploiement et de personnalisation progressive
Pour assurer une mise œuvre progressive du projet, Kosmos s’appuie sur une méthodologie de déploiement itérative, intégrant des concepts agiles, qui permettent une prise en main intuitive de K-Sup, une conduite du changement, et des ajustements tout au long du projet prenant en compte les retours des utilisateurs.
